Das Problem mit festen Lizenzpreisen
Viele Sicherheitsunternehmen kennen das: Die Software-Lizenz gilt pauschal „bis 50 Mitarbeiter" – aber im Jahresverlauf schwankt die tatsächliche Belegschaft zwischen 18 und 42 Personen. In Stoßzeiten kommen Aushilfen dazu, nach der Sommersaison sind es wieder deutlich weniger. Trotzdem zahlen Sie jeden Monat denselben Preis – für Kapazität, die Sie vielleicht gar nicht brauchen.
Roster 365 löst dieses Problem mit einem anderen Ansatz: Sie zahlen nur für Mitarbeiter, die im jeweiligen Monat tatsächlich im Einsatz waren.
Wie Roster 365 abrechnet
Die Grundlage der Abrechnung ist einfach: Ein Mitarbeiter gilt als „aktiv", wenn er im Kalendermonat mindestens einmal eingeplant und im Einsatz war. Wer im System steht, aber keinen Einsatz hatte – eine Aushilfe, die am Ende doch nicht gebraucht wurde, oder ein Mitarbeiter in Elternzeit – wird nicht berechnet.
Das macht besonders für Sicherheitsdienste einen großen Unterschied. Die Branche lebt von Flexibilität: Objektwechsel, Veranstaltungseinsätze, kurzfristige Verstärkungen. Wer ein festes Lizenzmodell nutzt, zahlt für diese Flexibilität doppelt – einmal in der Software, einmal im Verwaltungsaufwand.
Ein Mitarbeiter zählt zur Abrechnung, wenn er im Kalendermonat mindestens einmal eingeplant und im Einsatz war. Karteileichen, Langzeitkranke, Mitarbeiter in Elternzeit oder Aushilfen ohne Auftrag im Monat werden nicht gezählt – unabhängig davon, wie viele Mitarbeiter insgesamt im System angelegt sind.
Die Tarife im Überblick
Roster 365 bietet zwei transparente Tarife für kleine und mittelgroße Sicherheitsfirmen – sowie ein Enterprise-Angebot für größere Betriebe:
| Tarif | Für wen | Grundpreis / Monat | Zusatz |
|---|---|---|---|
| Starter | 20 aktive MA inklusive | 99,95 € zzgl. MwSt. | + 1,50 € ab dem 21. aktiven MA |
| Business | 100 aktive MA inklusive | 199,95 € zzgl. MwSt. | + 1,00 € ab dem 101. aktiven MA |
| Enterprise | Ab ~300 aktive MA | Auf Anfrage | Individuell |
Die Abrechnung erfolgt monatlich. Ein Tarifwechsel ist jederzeit möglich – Roster 365 empfiehlt automatisch den für Sie günstigsten Tarif, sobald sich Ihre Mitarbeiterzahl dauerhaft verändert.
Was das konkret bedeutet – Beispielrechnungen
Zahlen sagen mehr als Worte. Hier ein paar typische Szenarien aus der Praxis:
| Tarif | Aktive MA im Monat | Berechnung | Monatspreis |
|---|---|---|---|
| Starter | 20 MA | 99,95 € | 99,95 € |
| Starter | 30 MA | 99,95 € + (10 × 1,50 €) | 114,95 € |
| Starter | 50 MA | 99,95 € + (30 × 1,50 €) | 144,95 € |
| Business | 100 MA | 199,95 € | 199,95 € |
| Business | 150 MA | 199,95 € + (50 × 1,00 €) | 249,95 € |
| Business | 300 MA | 199,95 € + (200 × 1,00 €) | 399,95 € |
Wer im Sommer 40 Mitarbeiter einsetzt und im Winter auf 22 zurückgeht, zahlt im Winter automatisch weniger. Keine Kündigung, keine Tarifanpassung – die Abrechnung passt sich von selbst an.
Roster 365 – fair abgerechnet, sofort einsatzbereit
Einsatzplanung, Zeiterfassung, XRechnung und Zuschlagsberechnung in einem System – Ihre eigene Umgebung in 24 Stunden.
Kostenlos & unverbindlich testen →Was in jedem Tarif enthalten ist
Roster 365 ist eine All-in-One-Lösung – kein verstecktes Preismodell mit teuren Add-ons. Folgendes ist in beiden Tarifen enthalten:
- Einsatzplanung & Schichtplanung – unbegrenzte Einsätze und Objekte
- Zeiterfassung – mobil optimiert, kein App-Install nötig
- XRechnung & ZUGFeRD – gesetzeskonforme E-Rechnungen direkt aus der Software
- Mitarbeiter-Webzugang – unbegrenzte Nutzer, ohne Aufpreis
- Excel-Export für eigene Auswertungen
- Lohn- & FiBu-Export (Addison, SAGE – weitere auf Anfrage)
- E-Mail-Support für Administratoren und Disponenten
Der Unterschied zwischen Starter und Business liegt im Supportkanal: Business-Kunden erreichen den Support zusätzlich per Telefon, mit einer garantierten Antwortzeit von unter vier Stunden.
Einmalige Einrichtungsgebühr
Zur Einrichtung fällt einmalig eine Gebühr an. Sie stellt sicher, dass Ihre individuelle Rechnungsvorlage und Ihre Exportschnittstellen zu Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung von Anfang an korrekt konfiguriert sind.
| Paket | Preis | Was Sie erhalten |
|---|---|---|
| Standard | 499,95 € | Einrichtung des Lohn-/FiBu-Exports & Ihrer Rechnungsvorlage |
| Mit Schulung | 999,95 € | Einrichtung + individuelle Einführung in die Software |
Die individuelle Einführung richtet sich an Disponenten und Administratoren, die das System von Tag eins ohne Umwege produktiv nutzen wollen. Erfahrungsgemäß reduziert sie Rückfragen im laufenden Betrieb erheblich – und amortisiert sich dadurch schnell.
Ab wann lohnt sich der Wechsel?
Eine grobe Faustregel: Wer monatlich mehr als vier bis fünf Stunden für Dienstplanung und Zuschlagsabrechnung aufwendet, holt die Softwarekosten in der Regel durch eingesparte Verwaltungszeit wieder herein – oft bereits im ersten Monat.
Hinzu kommt der Skalierungseffekt: Der manuelle Aufwand wächst linear mit der Mitarbeiterzahl. Roster 365 skaliert ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand – ein Betrieb mit 50 Mitarbeitern braucht für die Monatsabrechnung nicht mehr Zeit als einer mit 15.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ich in einem Monat mehr als 20 aktive Mitarbeiter habe?
Im Starter-Tarif wird jeder aktive Mitarbeiter ab dem 21. mit 1,50 € zusätzlich berechnet. Es gibt keine harte Grenze – Sie müssen den Tarif nicht wechseln. Wächst Ihr Betrieb dauerhaft über die Starter-Grenze hinaus, empfiehlt das System automatisch einen Tarifwechsel, sobald Business für Sie günstiger wird.
Werden Aushilfen und Saisonkräfte mitgezählt?
Nur wenn sie im Monat tatsächlich im Einsatz waren. Eine Aushilfe, die im System angelegt ist, aber im August keinen Auftrag hatte, zählt im August nicht zur Abrechnung. Damit eignet sich Roster 365 besonders für Betriebe mit schwankender Belegschaft.
Kann ich monatlich kündigen?
Die genauen Vertragsbedingungen klären wir gerne im persönlichen Gespräch. Schreiben Sie uns unter info@roster365.net oder fordern Sie direkt einen Testzugang an.
Was ist der Unterschied zwischen Starter und Business beim Support?
Starter-Kunden erhalten E-Mail-Support nach bestem Bemühen. Business-Kunden haben zusätzlich Telefon-Support mit einer garantierten Antwortzeit von unter vier Stunden. Enterprise-Kunden erhalten einen dedizierten Ansprechpartner mit einer Reaktionszeit von unter einer Stunde.
Fazit
Software für Sicherheitsdienste muss nicht teuer sein – sie muss fair sein. Ein Preismodell, das auf tatsächlich aktiven Mitarbeitern basiert, passt sich der Realität der Branche an: saisonale Schwankungen, Aushilfen, kurzfristige Verstärkungen. Sie zahlen für das, was Sie nutzen – nicht für das, was Sie theoretisch nutzen könnten.
Haben Sie Fragen? Schreiben Sie uns unter info@roster365.net oder fordern Sie direkt Ihren kostenlosen Testzugang an.