Neu in Roster365:
Das Mitarbeiter-Dashboard

Der erste Blick entscheidet

Der Bildschirm, den ein Mitarbeiter direkt nach der Anmeldung sieht, ist der wertvollste im ganzen System – und zwar nicht für ihn, sondern für Ihre Disposition. Was dort steht, wird gelesen. Was dort nicht steht, wird erfragt.

Genau daraus ist das Dashboard entstanden. Der Auslöser waren wiederkehrende Rückfragen aus der Praxis: Veranstaltungen, die erst in einigen Wochen stattfinden, gingen in der Terminliste unter. Neue Dienstanweisungen wurden hochgeladen und nicht wahrgenommen. Und die Frage „wie viele Stunden habe ich eigentlich?" landete verlässlich in der Lohnbuchhaltung.

Fünf Karten, fünf Fragen

Jede Karte beantwortet genau eine dieser Fragen. Leere Karten werden übrigens nicht ausgeblendet, sondern sagen es ausdrücklich – „Keine Schichten in den nächsten 48 Stunden" ist eine Information, kein Fehler.

• Meine nächsten Schichten – die eigenen Schichten der nächsten 24, 48 oder 72 Stunden, mit Objekt, Schichtbezeichnung und Posten. Der Statustext zeigt, ob bereits gestempelt wurde, und solange das Stempeln noch nicht offen ist, wann die Schicht beginnt. Check-in und Check-out öffnen sich direkt aus der Karte – derselbe Dialog wie im Plan. Einsatzleiter mit Dienstausweis-Funktion haben zusätzlich den QR-Scanner für ihr Team.
• Neue Veranstaltungen – alles, was in den letzten sieben Tagen ausgeschrieben wurde, noch bevorsteht und für den Mitarbeiter sichtbar ist. Jede Zeile ist eine Schicht, denn beworben wird sich je Schicht. „Ich möchte dabei sein" funktioniert direkt aus der Karte, ebenso das Markieren als gelesen.
• Neue Dokumente – freigegebene Dokumente, die der Mitarbeiternoch nie heruntergeladen hat. Das ist wörtlich gemeint: Einen Lesestatus gibt es nicht, ein Dokument verschwindet erst nach dem tatsächlichen Download. Dieselbe Zahl steht als roter Zähler am Menüeintrag „Dokumente".
• Erfasste Stunden – laufender und vergangener Monat, je mit Anzahl der Schichten. Gezählt werden nur abgeschlossene Schichten mit freigegebener Zeiterfassung, abzüglich der geplanten Pause.
• Meine Bewerbungen – offene und bereits eingeplante Bewerbungen auf kommende Veranstaltungen. Diese Karte ist standardmäßig ausgeblendet; für Betriebe mit viel Veranstaltungsgeschäft lohnt sich das Einblenden.

Jeder richtet es sich selbst ein

Ein Einsatzleiter braucht etwas anderes als eine Aushilfe, die zweimal im Monat auf einer Veranstaltung arbeitet. Deshalb ist die Anordnung nicht vorgegeben: Über den Bearbeitungsmodus blendet jeder Mitarbeiter Karten ein und aus, sortiert sie mit den Pfeilen und wählt beim Schicht-Widget, ob es 24, 48 oder 72 Stunden vorausschaut. Übernommen wird alles erst mit Anwenden, gespeichert wird es pro Benutzerkonto – also auf jedem Gerät gleich.

Dazu hat jede Karte einen Hilfe-Button, der in einem kurzen Dialog erklärt, was sie anzeigt und was die Symbole in den Zeilen bedeuten. Das ist bewusst ein Dialog und kein Tooltip: Auf dem Handy gibt es kein Hover.

Wie Sie es aktivieren

Anders als die meisten Neuerungen ist das Dashboard kein automatischer Bestandteil jeder Umgebung. Es ist ein Zusatzmodul, das wir pro Mandant freischalten – sprechen Sie uns an, dann aktivieren wir es für Sie. Nach der Freischaltung erscheint „Dashboard" als erster Menüpunkt und wird zur Startseite der Mitarbeiter-Rolle; betroffene Nutzer müssen sich einmal neu anmelden.

Wie bei allen Bereichen des Mitarbeiterzugangs gilt: Welche Menüpunkte überhaupt erscheinen, konfigurieren Sie pro Unternehmen. Ein Betrieb ohne Veranstaltungsgeschäft blendet den Punkt aus, und die zugehörige Karte im Dashboard bleibt dann schlicht leer.

Was es nicht ist

Damit im Gespräch mit Ihren Mitarbeitern keine falschen Erwartungen entstehen, drei klare Abgrenzungen:

• Kein Stundenkonto. „Erfasste Stunden" rundet auf Viertelstunden und kennt weder Pausenrundung noch Feiertage oder Zuschläge. Verbindlich ist die Lohnabrechnung – die Karte verlinkt deshalb auf die ausführliche Arbeitsstunden-Übersicht.
• Kein Schichttausch. Mitarbeiter bewerben sich und pflegen ihre Verfügbarkeit, die Einteilung bleibt bei der Disposition.
• Keine Push-Benachrichtigungen. Es bleibt bei den E-Mails zu neuen Veranstaltungen und Planänderungen. Genau deshalb ist das Dashboard so gebaut, dass der Stand beim ersten Blick sichtbar ist. Es aktualisiert sich auch nicht von allein – dafür gibt es oben den Button „Aktualisieren" und daneben den Zeitstempel des letzten Ladens.

Der ganze Mitarbeiterzugang

Das Dashboard ist der neue Einstieg in einen Zugang, den es seit Langem gibt. Was Mitarbeiter dort sonst noch erledigen – Verfügbarkeiten pflegen, sich bewerben, Dokumente abrufen, Kollegen erreichen – und was das für Ihre Disposition bedeutet, steht auf der Übersichtsseite zumMitarbeiterzugang in Roster365.

Für Ihre Mitarbeiter gibt es die Schritt-für-Schritt-Anleitung:Mein Dashboard im Mitarbeiter-Onboarding erklärt jede Karte einzeln, dazu den Bearbeitungsmodus. Den Link können Sie direkt weitergeben.