Mitarbeiter-App
für Sicherheitsdienste

Warum Ihre Disposition so viel telefoniert

Der eigentliche Kostenblock ist nicht die Zeit der Sicherheitskraft, sondern die des Disponenten. Ein Plan wird verschickt, danach kommen die Rückfragen: Wer steht morgen wo, ab wann, mit welcher Ablösung. Verfügbarkeiten für den nächsten Monat werden hinterhertelefoniert. Dienstanweisungen gehen per Messenger raus und niemand weiß, wer sie gelesen hat.

Solange das Büro der einzige Informationskanal ist, skaliert dieser Ablauf nicht. Bei zwölf Mitarbeitern funktioniert er noch, bei fünfzig nicht mehr. Und er erzeugt die teure Sorte Fehler: eine Schicht, die als besetzt gilt, weil jemand am Telefon „ja, passt schon" gesagt hat – und am Einsatztag steht niemand am Objekt.

Ein eigener Zugang für jeden Mitarbeiter dreht die Richtung um. Informationen werden abgerufen statt verteilt, Rückmeldungen laufen ein statt eingesammelt zu werden. Jede Frage, die ein Mitarbeiter selbst beantworten kann, ist ein Anruf, den Ihre Disposition nicht annehmen muss.

Was „App" bei Roster365 konkret heißt

Ehrliche Einordnung vorweg: Roster365 ist keine native App aus dem App-Store und keine Anwendung, die auf dem Gerät installiert wird. Es ist ein mobil-first gebauter Webzugang – der Mitarbeiter öffnet die Adresse Ihres Unternehmens im Browser seines Handys und meldet sich an.

Für Sie als Inhaber ist genau das der Vorteil. Sie verteilen keine Software, Sie verwalten keine Geräte, und Sie brauchen niemanden, der Updates ausrollt. Wer lieber von einem Mitarbeiterportal spricht als von einer App: gemeint ist dasselbe.

Das Mitarbeiter-Dashboard: fünf Karten statt fünf Anrufe

Nach der Anmeldung landet der Mitarbeiter auf einer einspaltigen Startseite, die genau die Fragen beantwortet, die sonst im Büro landen. Jede Karte steht für ein Thema, und jede lässt sich vom Mitarbeiter selbst ein- oder ausblenden und sortieren. Zu jeder Karte gehört ein Hilfe-Button, der erklärt, was dort angezeigt wird – Sie müssen dafür niemanden schulen.

Der erste Blick nach dem Login

Was in den nächsten Stunden ansteht, was neu ausgeschrieben ist, was an Dokumenten bereitliegt und wie viele Stunden erfasst sind – untereinander, lesbar auf einem Handydisplay, ohne Wischen durch Menüs.

Der Einsatzleiter braucht etwas anderes als die Aushilfe

Im Bearbeitungsmodus schiebt sich jeder die Karten zurecht, die er tatsächlich nutzt, und blendet den Rest aus. Beim Schicht-Widget wählt er zusätzlich, wie weit es vorausschaut.

Der Vollständigkeit halber: Das Dashboard ist ein Zusatzmodul, das wir pro Umgebung freischalten – es ist nicht überall standardmäßig aktiv. Der übrige Mitarbeiterzugang, den diese Seite beschreibt, gehört dagegen zum Standard. Sprechen Sie uns an, wenn Sie das Dashboard sehen möchten.

Persönlicher Dienstplan und Schichtbestätigung

Jeder Mitarbeiter sieht ausschließlich seinen eigenen Plan – chronologisch als Karten, mit Objekt, Datum, Uhrzeit und Pause, dazu die Auftragsdetails und die Unterlagen zum Einsatzort. Was geplant ist, gilt als bekanntgegeben, ohne dass jemand eine Liste verschicken muss.

Das eigentliche Produkt für Sie ist die Bestätigung. Ein Mitarbeiter quittiert seine Schicht mit einem Häkchen, und die Disposition sieht am Monatsanfang, welche Schichten noch niemand zugesagt hat – statt es am Einsatztag zu merken. Wer möchte, exportiert seine Termine zusätzlich in den privaten Handykalender.

Ein Häkchen statt eines Rückrufs

Eine Karte je Schicht, Monatswechsel oben. Wie aus bestätigten Schichten später Stunden und der Lohnexport werden, steht auf der Seite zurZeiterfassung.

Verfügbarkeiten, die Sie nicht mehr einsammeln

Das ist das stärkste Argument der ganzen Seite. Arbeitsbereitschaft, freier Tag, Urlaub und Krankheit trägt der Mitarbeiter tageweise selbst ein – im Monats- oder Tagesblick, in wenigen Sekunden. Sie rufen niemanden mehr an, um zu erfahren, wer am übernächsten Wochenende kann.

Die Disposition plant damit gegen echte Verfügbarkeit statt gegen Vermutungen. Das spart nicht nur die Rundrufe, es verhindert genau die Ausfälle, die am Einsatztag Geld kosten und den Auftraggeber verärgern.

Wer kann wann – eingetragen von dem, der es weiß

Verfügbar, nicht verfügbar, Urlaub oder Krankheit: tageweise gepflegt und sofort in der Planung sichtbar. Pflege am Monatsanfang, Ruhe den Rest des Monats.

Veranstaltungen: Mitarbeiter bewerben sich selbst

Bei Großlagen kehrt sich die Richtung endgültig um. Statt fünfzig Leute durchzutelefonieren, schreiben Sie den Bedarf aus und bekommen eine Bewerberliste.

Ausschreiben statt anrufen

Je Schicht Datum, Uhrzeit, Personalbedarf und Bewerbungsschluss. Neu ausgeschriebene Dienste sind markiert, damit sie nicht in einer langen Liste untergehen.

Check-in und Check-out aus der Schichtkarte

Der Mitarbeiter checkt dort ein und aus, wo die Schicht ohnehin steht – in derselben Karte, im Plan wie auf dem Dashboard. Einsatzleiter mit Dienstausweis-Funktion haben zusätzlich den QR-Scanner, um ihr Team am Objekt zu stempeln.

Wie der Zeitstempel entsteht, wie nachträgliche Änderungen dokumentiert werden und woher die QR-Dienstausweise kommen, steht auf den eigenen Seiten zuCheck-In/Out per QR-Code und zurdigitalen Zeiterfassung.

Nachschlagen statt nachfragen

Am Menüpunkt „Dokumente" steht ein Zähler mit den Dateien, die der Mitarbeiter noch nie heruntergeladen hat. Das ist bewusst wörtlich gemeint: Ein Dokument gilt erst dann als abgeholt, wenn es tatsächlich heruntergeladen wurde. Für Sie ist das der Unterschied zwischen „verschickt" und „angekommen".

Erfasste Stunden – und was sie ausdrücklich nicht sind

Jeder Mitarbeiter sieht Monat für Monat, welche Schichten für ihn erfasst wurden, mit Datum, Zeiten, Pause, Auftrag und Einsatzort. Die Rückfragen an die Lohnbuchhaltung erledigen sich damit, bevor sie entstehen.

Diese Ansicht ist eine Transparenz-Ansicht, keine Lohnabrechnung – und das sagen wir dem Mitarbeiter auch so. Pausenrundungen, Feiertagsregelungen und Zuschläge bildet sie nicht ab, ein Stundenkonto oder einen Saldo gibt es dort nicht. Die verbindliche Abrechnung entsteht in der Auswertung für die Lohnbuchhaltung.

Transparenz, keine Abrechnung

Schichten und Arbeitszeit des Monats zum Nachsehen, mit PDF-Export. Was am Ende ausgezahlt wird, entsteht in derAuswertung für die Lohnbuchhaltung.

Wie Ihre Mitarbeiter von Änderungen erfahren

Roster365 verschickt automatische E-Mails bei neu ausgeschriebenen Veranstaltungen und bei Änderungen im Dienstplan – neue Schichten, geänderte Zeiten, entfallene Schichten. Ob sofort bei jeder Änderung oder gesammelt zu festen Zeiten, legen Sie für Ihr Unternehmen fest.

Push-Nachrichten aufs Handy gibt es nicht, und wir behaupten auch nicht das Gegenteil. Genau deshalb ist das Dashboard so gebaut, dass der aktuelle Stand beim ersten Blick nach der Anmeldung sichtbar ist: Was neu ist, steht oben, nicht in einer Benachrichtigung, die man weggewischt hat.

Einführung im Betrieb: was Sie dafür tun müssen

Der Rollout ist kein Projekt. Es gibt nichts zu verteilen und nichts zu installieren, also besteht die Einführung im Wesentlichen aus einer Rundmail.

In welchem Tarif ist der Mitarbeiterzugang enthalten?

Der Mitarbeiterzugang ist in Starter, Business und Enterprise vollständig enthalten und in der Anzahl unbegrenzt. Abgerechnet werden nur Mitarbeiter mit mindestens einem Einsatz im Monat, nicht die Anzahl der angelegten Konten – Aushilfen und Saisonkräfte kosten in einsatzfreien Monaten also nichts.

Häufige Fragen zur Mitarbeiter-App