Das Problem mit manueller Zeiterfassung im Wachschutz
Die klassische Zeiterfassung im Sicherheitsdienst läuft so: Sicherheitskräfte führen Stundenzettel – auf Papier oder in einer einfachen Excel-Vorlage. Am Ende des Monats werden diese Zettel eingesammelt, in eine Tabelle übertragen, auf Vollständigkeit geprüft, die Zuschläge manuell berechnet und dann in die Lohnabrechnung eingepflegt.
Dieser Prozess ist fehleranfällig an mehreren Stellen gleichzeitig: falsch eingetragene Zeiten, fehlende Zettel von Aushilfen, vergessene Feiertage bei der Zuschlagsberechnung, manuelle Übertragungsfehler. Und er ist zeitaufwendig – bei 30 Mitarbeitern kann die monatliche Stundenabrechnung einen halben Arbeitstag kosten, manchmal mehr.
Hinzu kommt: Was nicht revisionssicher dokumentiert ist, kann bei einer Betriebsprüfung zum Problem werden. Wer hat welche Stunden wann bestätigt? Wo wurde nachträglich etwas geändert? Excel dokumentiert das nicht.
Wie Zeiterfassung in Roster 365 funktioniert
In Roster 365 ist die Zeiterfassung direkt mit der Einsatzplanung verknüpft. Das bedeutet: Der Disponent plant den Einsatz, der Mitarbeiter sieht ihn sofort in seinem Webzugang – und bestätigt Beginn und Ende der Schicht direkt über den Browser. Kein separates System, kein Medienbruch, keine Übertragung.
Einsatz planen
Der Disponent plant den Einsatz im System: Objekt, Datum, Uhrzeit, Personalbedarf. Abweichungen wie kurzfristige Änderungen oder Vertretungen werden direkt im System gepflegt – nicht parallel per Nachricht oder Telefonat.
Schicht digital bestätigen
Mitarbeiter bestätigen ihre Schichten über den mobilen Webzugang – ohne App, direkt im Smartphone-Browser. Der Disponent sieht in Echtzeit, welche Schichten noch ausstehen. Am Monatsende gibt es keine fehlenden Rückmeldungen.
Zuschläge automatisch berechnen lassen
Sobald die Schichtzeiten feststehen, berechnet Roster 365 automatisch: Nachtzuschlag, Sonntagszuschlag, Feiertagszuschlag – inklusive bundeslandspezifischer Feiertage und korrekter Behandlung von Überschneidungen. Keine manuelle Nachkontrolle.
Direkt in Lohnabrechnung und Rechnung
Die erfassten Zeiten fließen direkt in den Lohnexport für Ihren Steuerberater (Addison, SAGE u.a.) und in die Kundenrechnung – inklusive XRechnung für öffentliche Auftraggeber. Kein doppeltes Einpflegen.
Mobil und ohne App – warum das wichtig ist
Sicherheitskräfte haben selten einen Schreibtisch. Sie sind auf Objekten, bei Veranstaltungen, auf Patrouille. Eine Zeiterfassung, die nur am Computer funktioniert, ist in der Praxis keine Zeiterfassung – sie wird umgangen.
Roster 365 läuft vollständig im Browser. Auf dem Smartphone, auf dem Tablet, auf dem Computer. Es muss keine App heruntergeladen, kein Account in einem App-Store erstellt, keine App-Version aktualisiert werden. Der Mitarbeiter öffnet den Link, meldet sich an und bestätigt seine Schicht. Das dauert wenige Sekunden.
Kein Aufpreis für den Mitarbeiterzugang: In allen Tarifen sind unbegrenzte Mitarbeiter- Webzugänge enthalten. Die Kosten hängen ausschließlich davon ab, wie viele Mitarbeiter im Monat tatsächlich im Einsatz waren – nicht davon, wie viele einen Zugang haben.
Automatische Zuschlagsberechnung – was das konkret bedeutet
Die Zuschlagsberechnung ist einer der fehleranfälligsten Schritte in der manuellen Abrechnung eines Sicherheitsdienstes. Die Regeln sind komplex:
Nachtzuschlag
Stunden zwischen 22:00 und 06:00 Uhr. Eine Schicht von 20:00 bis 02:00 Uhr hat Normalstunden und Nachtstunden – Roster 365 teilt sie automatisch auf.
Sonntagszuschlag
Schichten an Sonntagen. Eine Nachtschicht von Sonntag 22:00 bis Montag 06:00 Uhr wird korrekt aufgeteilt: Sonntagsnacht- und normaler Nachtzuschlag.
Feiertagszuschlag
Gesetzliche Feiertage – bundeslandspezifisch. Bayern hat andere Feiertage als Berlin. Roster 365 kennt alle und berechnet entsprechend.
Kombinationen
Nachtschicht an einem Sonntag, der gleichzeitig ein Feiertag ist – Roster 365 kombiniert die Zuschläge korrekt nach den geltenden Regelungen.
Das Ergebnis: Eine Lohnübersicht, die ohne manuelle Nachkontrolle der Rechenlogik direkt an den Steuerberater weitergegeben werden kann.
Revisionssichere Dokumentation
Roster 365 dokumentiert, wer wann was bestätigt hat. Änderungen an Schichtdaten werden protokolliert. Das ist kein Nebeneffekt, sondern eine bewusste Designentscheidung: Sicherheitsdienste unterliegen arbeitsrechtlichen Dokumentationspflichten, und Daten, die sich nicht nachvollziehbar dokumentieren lassen, können bei einer Betriebsprüfung zum Problem werden.
Die erfassten Zeitdaten können jederzeit exportiert werden – als Excel-Datei für eigene Auswertungen oder direkt im Format für die Lohnbuchhaltung.
Von der Zeiterfassung direkt in den Lohnexport
Der häufigste Bruch im Prozess: Die Zeiten sind erfasst, aber für die Lohnabrechnung müssen sie nochmals in ein anderes System eingegeben werden. Dieser Bruch kostet Zeit und erzeugt Fehler.
In Roster 365 ist der Lohnexport Teil desselben Systems. Kundenstammdaten, Schichtdaten und Zuschläge sind bereits vorhanden. Der Export für Addison, SAGE oder ein anderes Lohnbuchhaltungssystem entsteht auf Knopfdruck – im Format, das Ihr Steuerberater erwartet. Einmalig eingerichtet, danach automatisch.
Zeiterfassung in Ihrer eigenen Umgebung testen
Kostenloser Testzugang – Ihre eigene Instanz unter Ihrer Wunsch-Subdomain, eingerichtet in 24 Stunden. Kein Risiko, keine Vorauszahlung.
Jetzt kostenlos testen →In welchen Tarifen ist Zeiterfassung enthalten?
Die Zeiterfassung ist in allen Tarifen – Starter, Business und Enterprise – vollständig enthalten. Es gibt keine abgespeckte Version der Zeiterfassung im günstigen Tarif. Auch als Starter-Kunde haben Sie Zugang zur automatischen Zuschlagsberechnung, zum Mitarbeiter-Webzugang und zum Lohnexport.
| Funktion | Starter | Business | Enterprise |
|---|---|---|---|
| Digitale Zeiterfassung | ✓ | ✓ | ✓ |
| Mobiler Mitarbeiter-Webzugang | ✓ | ✓ | ✓ |
| Schichtbestätigung durch Mitarbeiter | ✓ | ✓ | ✓ |
| Automatische Zuschlagsberechnung | ✓ | ✓ | ✓ |
| Arbeitsstunden-Auswertung | ✓ | ✓ | ✓ |
| Lohnexport (Addison, SAGE u.a.) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Excel-Export | ✓ | ✓ | ✓ |
Häufige Fragen zur Zeiterfassung
Brauchen Mitarbeiter eine App?
Nein. Roster 365 läuft vollständig im Browser – auf Smartphone, Tablet oder Computer. Es muss keine App aus einem App-Store heruntergeladen oder aktualisiert werden.
Werden Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge automatisch berechnet?
Ja. Roster 365 erkennt Schichtzeiten und ordnet automatisch zu: Nachtzuschlag, Sonntagszuschlag, Feiertagszuschlag – inklusive bundeslandspezifischer Feiertage und korrekter Behandlung von Überschneidungen.
Wie läuft die Bestätigung durch Mitarbeiter ab?
Mitarbeiter öffnen ihren persönlichen Webzugang über den Browser, sehen ihre geplanten Schichten und bestätigen Beginn und Ende. Der Disponent sieht in Echtzeit, welche Schichten noch ausstehen.
Kann ich die Zeitdaten exportieren?
Ja. Die erfassten Zeiten können als Excel-Export für eigene Auswertungen heruntergeladen werden. Zusätzlich gibt es den Lohnexport direkt im Format für Ihr Lohnbuchhaltungssystem (Addison, SAGE und weitere).
Was kostet der Mitarbeiter-Webzugang?
Der Webzugang für Mitarbeiter ist in allen Tarifen ohne Aufpreis enthalten – und unbegrenzt. Roster 365 berechnet nur aktiv eingesetzte Mitarbeiter, nicht die Anzahl der Zugänge im System.