Die E-Rechnungspflicht betrifft auch Ihren Sicherheitsdienst
Das Wachstumschancengesetz hat das Umsatzsteuergesetz verändert: Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B) müssen künftig in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Format ausgestellt werden. Für Sicherheitsdienste, die praktisch ausschließlich im B2B-Bereich tätig sind – Objektschutz, Veranstaltungssicherheit, Werkschutz – betrifft das jede einzelne Rechnung an einen Gewerbekunden.
Eine per E-Mail versendete PDF-Datei gilt seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne, sondern nur noch als "sonstige Rechnung" – zulässig lediglich übergangsweise und mit Zustimmung des Empfängers. Für Aufträge von Behörden gilt diese Übergangsfrist ohnehin nicht.
Die genauen Fristen (2025, 2027, 2028) und rechtlichen Hintergründe erklären wir im Detail im ArtikelXRechnung-Pflicht für Sicherheitsdienste. Auf dieser Seite geht es darum, wie Roster 365 die Umstellung für Sie löst.
Wie XRechnung und ZUGFeRD in Roster 365 entstehen
In Roster 365 ist die E-Rechnung kein separater Arbeitsschritt, sondern entsteht direkt aus den Daten, die im System ohnehin vorhanden sind – Einsatzplanung, Zeiterfassung und Kundenstammdaten.
Rechnungsentwurf automatisch erzeugen
Mandant und Abrechnungsmonat auswählen – Roster 365 lädt die zugehörigen Einsätze, Stunden und Zuschläge und legt daraus einen Rechnungsentwurf mit vorausgefüllten Positionen an.
Rechnungsdaten prüfen und ergänzen
Empfänger- und Absenderdaten, Leistungszeitraum, Zahlungsziel und die einzelnen Positionen im Editor kontrollieren. Für Behördenkunden wird hier zusätzlich die Leitweg-ID im dafür vorgesehenen Referenzfeld hinterlegt.
Rechnung finalisieren – automatische Prüfung nach EN 16931
Beim Finalisieren prüft Roster 365 automatisch alle Pflichtangaben – Adressen, USt-ID, IBAN, Positionsdaten, USt-Aufschlüsselung je Steuersatz – und vergibt eine fortlaufende Rechnungsnummer. Danach ist die Rechnung unveränderlich.
XRechnung-XML und ZUGFeRD-PDF automatisch erzeugen
Aus denselben geprüften Daten erzeugt Roster 365 wahlweise die reine XRechnung-XML oder ein ZUGFeRD-Hybrid-PDF mit eingebettetem XML-Datensatz – ohne erneute manuelle Eingabe.
Revisionssicher archivieren und versenden
Die fertige E-Rechnung wird GoBD-konform archiviert und direkt an den Kunden übermittelt – nachvollziehbar für Steuerberater und Betriebsprüfung.
XRechnung oder ZUGFeRD – wann welches Format?
Beide Formate erfüllen die gesetzliche E-Rechnungspflicht gemäß der europäischen Norm EN 16931. Der entscheidende Unterschied liegt in der praktischen Handhabung:
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Format | Reine XML-Datei | PDF + eingebettetes XML |
| Menschlich lesbar | Nur mit Viewer-Tool | Direkt als PDF |
| Standard bei Behörden | Ja (Pflicht im B2G-Bereich) | Teils zulässig |
| Ideal für | Öffentliche Auftraggeber | Private Geschäftskunden |
Leitweg-ID und Behördenaufträge (B2G)
Für Aufträge von Behörden, Kommunen oder öffentlichen Einrichtungen gilt keine Übergangsfrist: Diese Rechnungen müssen bereits heute als XRechnung mit der Leitweg-ID des Auftraggebers übermittelt werden.
Im Rechnungseditor von Roster 365 gibt es dafür ein eigenes Referenzfeld für die Leitweg-ID. Ohne diese Angabe kann eine Behörde die Rechnung nicht automatisiert verarbeiten und weist sie zurück – deshalb sollte die Leitweg-ID frühzeitig beim Auftraggeber erfragt werden.
Automatische Prüfung nach EN 16931
Bevor eine Rechnung finalisiert werden kann, prüft Roster 365 automatisch, ob alle nach EN 16931 vorgeschriebenen Angaben vollständig sind:
Empfänger & Aussteller
Name, Adresse, Land und USt-ID von Kunde und eigenem Unternehmen müssen vollständig hinterlegt sein.
Zahlungsdaten
IBAN, Zahlungsziel und die weiteren Kontaktangaben des Rechnungsstellers werden auf Vollständigkeit geprüft.
Positionsdaten
Jede Position benötigt Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz – automatisch aus den Einsatz- und Zeiterfassungsdaten übernommen.
USt-Aufschlüsselung
Die Umsatzsteuer wird je Steuersatz aggregiert und in der Rechnung separat ausgewiesen, wie es die Norm verlangt.
Fehlt eine Pflichtangabe, lässt sich die Rechnung nicht finalisieren – der Fehler wird vor dem Versand angezeigt, nicht erst beim Kunden oder bei einer Betriebsprüfung. Nach der Finalisierung ist die Rechnungsnummer fortlaufend vergeben und die Rechnung unveränderlich dokumentiert (GoBD).
XRechnung & ZUGFeRD in Ihrer eigenen Umgebung testen
Kostenloser Testzugang – Ihre eigene Instanz unter Ihrer Wunsch-Subdomain, eingerichtet in 24 Stunden. Kein Risiko, keine Vorauszahlung.
Jetzt kostenlos testen →In welchen Tarifen sind XRechnung und ZUGFeRD enthalten?
XRechnung und ZUGFeRD sind in allen Tarifen – Starter, Business und Enterprise – vollständig enthalten. Es gibt keine abgespeckte Version der E-Rechnung im günstigen Tarif. Auch als Starter-Kunde erzeugen Sie normkonforme XRechnungen für Behörden und ZUGFeRD-Rechnungen für private Geschäftskunden.
| Funktion | Starter | Business | Enterprise |
|---|---|---|---|
| XRechnung (E-Rechnung für öffentliche Auftraggeber) | ✓ | ✓ | ✓ |
| ZUGFeRD (hybrides PDF/XML) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Automatische Rechnungserstellung aus Einsatz- und Zeiterfassungsdaten | ✓ | ✓ | ✓ |
| Leitweg-ID-Feld für Behördenrechnungen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Automatische Prüfung nach EN 16931 | ✓ | ✓ | ✓ |
| GoBD-revisionssichere Archivierung | ✓ | ✓ | ✓ |
| Individuelle Rechnungsvorlage | ✓ | ✓ | ✓ |
Häufige Fragen zu XRechnung und ZUGFeRD
Müssen wir ab 2025 XRechnungen ausstellen?
Empfangen müssen Sie E-Rechnungen bereits seit Januar 2025. Das Versenden per XRechnung oder ZUGFeRD wird stufenweise verpflichtend, spätestens ab dem 1. Januar 2028 für alle Unternehmen. Für Behördenaufträge (B2G) gilt schon jetzt keine Übergangsfrist.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, die nur mit einem Viewer-Tool menschlich lesbar ist. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Beide Formate erfüllen die gesetzliche E-Rechnungspflicht nach EN 16931.
Brauche ich für jeden Kunden eine Leitweg-ID?
Nein. Die Leitweg-ID wird nur für Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber benötigt. Bei privaten und gewerblichen Kunden bleibt das entsprechende Referenzfeld leer.
Was passiert, wenn eine Rechnung nicht normkonform ist?
Öffentliche Auftraggeber lehnen nicht normkonforme Rechnungen bereits heute ab. Bei Geschäftskunden drohen Zahlungsverzögerungen sowie Probleme beim Vorsteuerabzug, wenn die Rechnung nicht korrekt archiviert ist.
Kann ich weiterhin PDF-Rechnungen versenden?
Nur noch übergangsweise und mit Zustimmung des Empfängers. Spätestens ab dem 1. Januar 2028 ist die PDF-Rechnung im nationalen B2B-Verkehr nicht mehr zulässig. Mehr dazu imBlog-Artikel zur XRechnung-Pflicht.