Warum Anwesenheitsnachweis im Wachschutz schwierig ist
Im Sicherheitsdienst arbeiten Kräfte verteilt über viele Objekte, oft nachts, oft in wechselnden Teams. Der Nachweis, wer wann tatsächlich vor Ort war, läuft in vielen Betrieben immer noch über Papier: Anwesenheitslisten am Objekt, handschriftliche Kommen- und Gehen-Zeiten, Zettel, die eingesammelt und abgetippt werden müssen.
Das ist nicht nur aufwendig, sondern auch angreifbar. Zeiten lassen sich nachträglich „glätten", fehlende Kräfte fallen erst am Monatsende auf, und bei einer Reklamation des Kunden – „Ihre Leute waren gar nicht da" – fehlt der belastbare Nachweis. Genau hier setzt das Ein- und Auschecken per QR-Code an: ein schneller, dokumentierter Nachweis der Anwesenheit, direkt an der Schicht.
Wie Check-In/Out in Roster 365 funktioniert
Das Ein- und Auschecken ist direkt mit der Einsatzplanung verknüpft. Der Disponent plant die Schicht, der Mitarbeiter sieht sie in seinem Webzugang – und am Einsatztag wird die tatsächliche Anwesenheit erfasst. Dafür gibt es drei Wege, die alle in dieselbe Erfassung fließen:
QR-Scan durch den Objektleiter
Der Einsatz- bzw. Objektleiter scannt mit dem eigenen Smartphone nacheinander die Dienstausweise seines Teams. Ideal, wenn viele Kräfte gleichzeitig an einem Objekt beginnen.
Selbst-Check-in pro Person
Jeder Mitarbeiter kann seine eigene Schicht über einen Zeit-Picker ein- und auschecken – für kleine Einsätze oder Einzelposten.
Sammel-Check-in pro Schicht
Bei Großveranstaltungen lässt sich ein ganzes Team – auch Subunternehmer-Gruppen – in einem Schritt gemeinsam ein- und auschecken, mit Zähler und einzeln nachjustierbaren Zeiten.
Automatisch bis in Lohn und Rechnung
Die erfassten Ist-Zeiten fließen ohne erneute Eingabe in Zuschlagsberechnung, Lohnexport und Kundenrechnung – Abweichungen vom Plan erst nach Freigabe durch die Zentrale.
Der QR-Scan: ein Gerät für das ganze Team
Das Herzstück ist der QR-Ausweis-Scan. Der Objektleiter öffnet den QR-Scanner direkt in seinem Webzugang – die Rückkamera des Smartphones wird angesprochen, der Ausweis vor die Kamera gehalten, die Personalnummer erkannt, fertig. Die Check-in-Zeile der erkannten Person erscheint sofort, danach geht es zur nächsten Person. So scannt ein einziges Gerät nacheinander das ganze Team.
Wichtig: Der QR-Code sitzt auf dem Dienstausweis des Mitarbeiters, nicht am Objekt. Es muss also kein QR-Code an Wachposten montiert, ausgetauscht oder gegen Beschädigung geschützt werden. Und weil alles im Browser läuft, ist kein Kartenlesegerät, kein Terminal und keine App-Installation nötig.
QR-Scan direkt auf der Einsatzkarte
Wer als Einsatzleiter (Rollen-Tag „EL") eingeteilt ist, bekommt den QR-Scan-Button direkt auf derselben Karte, auf der auch die Schicht steht. Kein Wechsel in ein anderes System, kein Umweg – Scannen beginnt mit einem Tipp.
Ganzes Team im Blick
Für ein Objekt wie die „Donau Arena" sieht der Einsatzleiter alle eingeteilten Kräfte auf einen Blick, inklusive Zähler („0/10 In · 0/10 Out"). Per QR-Scan oder über die Sammelzeile lässt sich das gesamte Team erfassen – einzelne Abweichungen bleiben trotzdem pro Person änderbar.
QR-Dienstausweise direkt aus Roster 365
Damit der Scan funktioniert, braucht jeder Mitarbeiter einen Ausweis mit QR-Code. Den müssen Sie nicht bei einem Drittanbieter bestellen: Roster 365 erzeugt die Dienstausweise selbst – als PDF im Scheckkartenformat (85 × 54 mm), mit Vorder- und Rückseite in einem Dokument. Der aufgedruckte QR-Code enthält die Personalnummer des Mitarbeiters.
Sie können einen einzelnen Ausweis ad hoc erzeugen – etwa wenn eine neue Kraft anfängt – oder alle Mitarbeiter gesammelt als ZIP-Datei ausgeben und in einem Rutsch drucken. Für Subunternehmer-Mitarbeiter gibt es eine eigene Ausweis-Variante. Verlorene Ausweise werden einfach neu gedruckt.
Scheckkartenformat
Fertiges PDF im Format 85 × 54 mm, Vorder- und Rückseite kombiniert – direkt druckfertig.
Einzeln oder als Batch
Einen Ausweis ad hoc oder alle Mitarbeiter gesammelt als ZIP – für den Erstausstattungs-Druck.
Auch für Subunternehmer
Eigene Ausweis-Variante für Mitarbeiter von Subunternehmern, die auf Ihren Objekten eingesetzt sind.
Jederzeit neu druckbar
Verloren oder beschädigt? Ausweis in Sekunden neu erzeugen – kein externer Dienstleister nötig.
Selbst-Check-in für einzelne Kräfte
Nicht jeder Einsatz hat einen Objektleiter mit Scanner. Für Einzelposten und kleine Schichten checkt jede Kraft sich selbst ein: Kommen- und Gehen-Zeit werden über einen Zeit-Picker im 15-Minuten-Raster erfasst, dazu ein Notizfeld für Besonderheiten. Status-Punkte (grün/orange) zeigen den Bearbeitungsstand.
Die Rollenlogik ist dabei klar getrennt: Ein normaler Mitarbeiter sieht und erfasst nur sich selbst. Ein Einsatzleiter sieht das gesamte Team des Tagesauftrags und darf für alle ein- und auschecken – das ist genau die Person, die die Ausweise scannt.
Ein- und Auschecken in Sekunden
Kommen- und Gehen-Zeit per Zeit-Picker, Status-Punkte für den Stand, ein Hinweisfeld für kurze Notizen zur Schicht – etwa bei Abweichungen vom geplanten Einsatz. Ohne App, direkt im Smartphone-Browser.
Revisionssicher und manipulationsgeschützt
Ein Anwesenheitsnachweis ist nur so viel wert wie seine Belastbarkeit. Roster 365 dokumentiert das Ein- und Auschecken deshalb mehrfach abgesichert:
Doppelter Zeitstempel
Neben der erfassten Arbeitszeit wird ein unabhängiger, serverseitig gesetzter Zeitstempel der Aktion gespeichert – in der Zeitzone des Objekts. Nachträgliche Zeitmanipulation wird dadurch sichtbar.
Zeitfenster-Begrenzung
Ein konfigurierbares Fenster steuert, dass nur innerhalb einer definierten Spanne vor Schichtbeginn und nach Schichtende ein- und ausgecheckt werden kann.
Freigabe bei Abweichung
Erfassungen, die vom geplanten Einsatz abweichen, gelten als „nicht freigegeben" und müssen von der Zentrale geprüft werden, bevor sie in die Abrechnung einfließen. Passt die Zeit zum Plan, ist kein weiterer Schritt nötig.
GPS – optional
Auf Wunsch kann beim Ein- und Auschecken zusätzlich die GPS-Position erfasst werden. Das ist freiwillig: Fehlt das Signal oder wird der Standortzugriff nicht erteilt, blockiert das den Check-In nicht.
Dazu kommt eine automatische Plausibilitätsprüfung: Schichten über Mitternacht (Nachtschichten) werden korrekt behandelt, und unplausible Erfassungen – etwa eine Dauer unter null oder ab 24 Stunden – werden verworfen.
Echtzeit-Überblick für die Zentrale
Während die Kräfte vor Ort ein- und auschecken, sieht die Disposition alles in Echtzeit. Im Zeiterfassungs-Grid lassen sich alle Erfassungen nach Objekt, Mitarbeiter, Kunde und Zeitraum filtern – mit einer Farbcodierung, die den Soll-/Ist-Abgleich sofort sichtbar macht:
Wie geplant
Eingecheckt genau wie geplant – nichts zu tun.
Abweichung, offen
Weicht vom Plan ab und ist noch nicht freigegeben – der Disponent wird sofort aufmerksam.
Abweichung, geprüft
Weicht ab, wurde aber geprüft und freigegeben.
Kein Check-in
Noch keine Anwesenheit erfasst – hier fehlt jemand.
Offene Erfassungen lassen sich per Massen-Freigabe in einem Schritt bestätigen, Zeiten bei Bedarf direkt im Grid korrigieren. So bleibt die Anwesenheit den ganzen Tag über transparent – nicht erst am Monatsende.
Nahtlos bis in Lohn und Rechnung
Check-In/Out ist kein isoliertes Feature, sondern die Datenbasis für die Abrechnung. Die erfassten Ist-Zeiten fließen direkt in die automatische Zuschlagsberechnung, den Lohnexport für Ihren Steuerberater (Addison, SAGE u. a.) und in die Kundenrechnung, inklusive XRechnung für öffentliche Auftraggeber – Zeiten, die vom Plan abweichen, erst nach Freigabe durch die Zentrale. Kein doppeltes Einpflegen, kein Medienbruch.
Mehr dazu, wie aus den erfassten Zeiten automatisch Zuschläge und Abrechnung entstehen, lesen Sie auf der Seite zur digitalen Zeiterfassung.
Check-In/Out per QR-Code selbst ausprobieren
Kostenloser Testzugang – Ihre eigene Instanz unter Ihrer Wunsch-Subdomain, eingerichtet in 24 Stunden. Kein Risiko, keine Vorauszahlung.
Jetzt kostenlos testen →In welchen Tarifen ist Check-In/Out enthalten?
Das Ein- und Auschecken per QR-Code ist in allen Tarifen – Starter, Business und Enterprise – vollständig enthalten. Es gibt keine abgespeckte Version im günstigen Tarif und keinen Aufpreis pro Ausweis oder Scan.
| Funktion | Starter | Business | Enterprise |
|---|---|---|---|
| Check-In/Out per QR-Ausweis-Scan | ✓ | ✓ | ✓ |
| Selbst-Check-in für Mitarbeiter | ✓ | ✓ | ✓ |
| Sammel-Check-in für ganze Teams | ✓ | ✓ | ✓ |
| QR-Dienstausweise (PDF, auch als Batch) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Serverseitiger Zeitstempel & Freigabe-Workflow | ✓ | ✓ | ✓ |
| Optionale GPS-Standorterfassung | ✓ | ✓ | ✓ |
| Echtzeit-Überblick mit Ampel-Status | ✓ | ✓ | ✓ |
Häufige Fragen zum Check-In/Out
Brauchen Mitarbeiter eine App zum Ein- und Auschecken?
Nein. Der QR-Scan und das Ein-/Auschecken laufen vollständig im Browser – auf dem Smartphone, Tablet oder Computer. Der Objektleiter öffnet den QR-Scanner direkt im Webzugang, die Rückkamera wird angesprochen und der Ausweis erkannt. Es muss keine App installiert oder aktualisiert werden.
Muss der QR-Code am Objekt oder Wachposten hängen?
Nein. Der QR-Code sitzt auf dem persönlichen Dienstausweis des Mitarbeiters. Der Objektleiter scannt nacheinander die Ausweise seines Teams. So genügt ein einziges Gerät für die ganze Schicht – es muss kein QR-Code am Objekt montiert und gepflegt werden.
Wer darf für andere Mitarbeiter ein- und auschecken?
Ein normaler Mitarbeiter checkt nur sich selbst ein und aus. Wer als Einsatzleiter (Objekt-/Schichtleiter) eingeteilt ist, sieht das gesamte Team des Tagesauftrags und kann per QR-Scan oder Sammelfunktion für alle ein- und auschecken.
Wie wird Manipulation bei der Zeiterfassung verhindert?
Roster 365 speichert neben der erfassten Arbeitszeit einen unabhängigen, serverseitig gesetzten Zeitstempel der Aktion – in der Zeitzone des Objekts. Nachträgliche Änderungen werden dadurch sichtbar. Zusätzlich gibt es ein konfigurierbares Zeitfenster für das Ein-/Auschecken, eine automatische Plausibilitätsprüfung und einen Freigabe-Workflow: Erfassungen, die vom geplanten Einsatz abweichen, müssen von der Zentrale geprüft und freigegeben werden. Zeiten, die dem Plan entsprechen, sind ohne weiteren Schritt in Ordnung.
Ist eine GPS-Ortung Pflicht?
Nein. Die GPS-Standorterfassung beim Ein- und Auschecken ist eine optionale Zusatz-Absicherung. Fehlt das Signal oder wird der Standortzugriff nicht erteilt, blockiert das den Check-In nicht. Der Nachweis der Anwesenheit stützt sich in erster Linie auf den QR-Ausweis-Scan, den serverseitigen Zeitstempel und die Zuordnung zur geplanten Schicht am Objekt.
Woher bekomme ich die QR-Dienstausweise?
Roster 365 erzeugt die Dienstausweise selbst als PDF im Scheckkartenformat – mit dem QR-Code des Mitarbeiters. Sie können einzelne Ausweise erstellen oder alle Mitarbeiter gesammelt als ZIP-Datei ausgeben und ausdrucken lassen. Ein separates Tool ist nicht nötig.